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酒店会议接待流程
发表时间:【2021-1-26 16:53:58】 浏览次数:136次
北京礼仪培训、北京执行力培训、北京酒店培训
报名电话:15081754822

酒店会议接待流程

会议前期工作

1、根据客户的要求,初选会议接待单位,考察路线、并作出初步计划和建议书, 安排好客户考察,踩线的接待工作,协调有关关系。

2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.

3、代表客户与各有关接待单位洽谈,签订有关合同协议。

4、制订完善的接待计划,交客户审定。

5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

接送站、司机服务

1、人 员:根据会务要求,本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别负

责火车站、机场接送站工作。

2、车 辆:由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

3、接待标准:

(1)提前举牌候客。

(2)接待人员规范服务。

(3)重要客户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送,必要时请省、市高层领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24小时服务。

报到、返程服务

1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作

2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,

3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

4、24小时解答客户咨询,完成会务组随时交给的其它任务 。

备注:机票:可根据客户要求代办,免收手续费。


文秘、宣传服务

1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。

2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员,一名熟悉济南情况的秘书,随会服务。

3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表,领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

财务服务

1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况,精打细算,节约开支,提供酒店不提供的其它所有财务服务。

酒店服务

1、提前20天与酒店洽谈签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。

2、公司商务会议中心总经理全程跟会,具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。

4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果,酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房与酒店结帐,为客房提供其它财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作。

保安服务

1、酒店内部保安安酒店要求,加强警卫,确保会议期间汽车进出通畅,人身财产绝对安全。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道,重点领导可安排便衣警察全程贴身护卫。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所,提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

总结、结算服务

1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算,搞好客户与本公司结算。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作,视情况对友好协助单位示谢。

3、 征求客户意见,认真圆满地欢送最后一名客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5、其它未尽事宜,由组织房和接待方友好协商。

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